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다양한 매체의 문서들. 왼쪽 상단: 리브레오피스를 사용한 워드 프로세서 문서. 오른쪽 상단: 독일어로 된 스위스 연방헌법 사본. 왼쪽 하단: 노래 모음이 담긴 LP 레코드. 오른쪽 하단: 살만에세르 3세 왕에 관한 쐐기 문자가 새겨진 점토판 파편을 해석하는 컴퓨터 프로그램

문서(文書)는 의사소통을 위해 고안된 정보를 물리적으로 묶어 놓은 것을 말한다. 서류(書類) 또는 문건(文件)).이라고도 한다. 오늘날에는 종이로 된 것을 주로 문서라고 부르지만, 역사적으로는 돌(비석 또는 암벽), 나무(비석 또는 목간), 풀(죽간, 파피루스), 금속, 베(피륙),점토 등 여러 곳에 기록하였다. 일상적으로는 문서는 "사람의 생각을 상징적인 기호로 정보를 제공하여 글로 쓴 것"으로 정의할 수도 있지만 현대에 이르러 컴퓨터의 발달에 따라 특정 형식의 디지털 파일을 가리키기도 한다.

문서는 사고를 기록, 그림, 제시 또는 기념화한 표현물로, 흔히 논픽션 및 픽션 콘텐츠의 구체적인 형태를 말한다. "document"라는 단어의 어원은 "가르침" 또는 "교훈"을 뜻하는 라틴어 documentum에서 유래했으며, 동사 doceō는 "가르치다"를 의미한다. 역사적으로 "문서"라는 용어는 대개 진실이나 사실의 증거로서 유용한 서면 증빙을 지칭하는 데 사용되었다.

컴퓨터 시대에 "문서"라는 용어는 일반적으로 글꼴, 색상, 이미지와 같은 구조적 및 형식적 요소를 포함하는 텍스트 중심의 컴퓨터 파일을 가리킨다. 현대에 이르러 "문서"의 정의는 종이와 같은 전통적인 매체를 넘어 전자 문서까지 포함하도록 확장되었다. 역사, 사건, 사례, 의견, 이야기, 창의성 등은 모두 문서로 표현될 수 있다.

"문서화"는 "문서"보다 더 많은 의미를 내포하고 있다는 점에서 구별된다. 또한 문서는 "실물 자료"와도 구분되는데, 실물 자료는 사고를 기념하거나 표현한다는 점에서 문서의 정의를 충족할 수 있는 3차원 객체이지만, 문서는 보통 2차원적 표현물로 간주된다.

추상적 정의

"문서"의 개념은 수잔 브리에(Suzanne Briet)에 의해 "물리적이든 정신적이든 어떤 현상을 재구성하거나 증명하기 위해 보존되거나 기록된 모든 구체적 또는 상징적 지표"로 정의된 바 있다.

자주 인용되는 한 논문은 조나단 프리스트(Jonathan Priest), 폴 오틀레(Paul Otlet), 브리에, 발터 쉬르마이어(Walter Schürmeyer) 및 기타 문서학자들 사이에서 "진화하는 문서의 개념"이 문서의 전통적인 물리적 형태보다는 문서로서 기능하는 것이 무엇인지에 점차 무게를 두었다고 결론지었다. 디지털 기술로의 전환은 이러한 구분을 더욱 중요하게 만든 것으로 보인다. 데이비드 M. 레비(David M. Levy)는 디지털 문서의 기술적 측면에만 치중하는 것이 문서로서의 디지털 문서에 대한 이해를 방해해 왔다고 언급했다. 이메일 메시지나 기술 보고서와 같은 전통적인 문서는 디지털 환경의 다른 모든 것과 마찬가지로 디지털 기술 내에서 비트 스트링으로 물리적으로 존재한다. 연구의 대상으로서 그것은 문서가 되었으며, 그것을 연구하는 사람들에 의해 물리적 증거가 된 것이다.

문헌정보학과 문서학에서 "문서"는 근본적이고 추상적인 개념으로 정의된다. 이 단어는 증거 역할을 하기 위해 표현되거나 기념될 수 있는 모든 것을 의미한다. 브리에가 제시한 고전적인 예시는 영양이다. "아프리카 평원을 자유롭게 달리는 영양은 문서로 간주되어서는 안 된다. 그녀는 군림한다. 하지만 만약 영양을 포획하여 동물원에 데려가 연구의 대상으로 삼는다면, 그것은 문서가 된 것이다. 그것을 연구하는 사람들에 의해 사용되는 물리적 증거가 된 것이다. 실제로 영양에 대해 쓰인 학술 기사들은 이차 문서이며, 영양 그 자체가 일차 문서이다." 이러한 의견은 행위자 연결망 이론의 초기 표현으로 해석되기도 한다.

종류

문서는 표 형식의 문서, 목록, 양식, 과학적 도표와 같이 구조화될 수도 있고, 책이나 신문 기사처럼 반구조화될 수도 있으며, 손으로 쓴 메모처럼 비구조화될 수도 있다. 문서는 때때로 비밀, 개인, 또는 공공 문서로 분류된다. 또한 초안이나 교정본으로 설명되기도 한다. 문서를 복사할 때, 그 출처는 "원본"이라고 불린다.

문서는 다음과 같은 수많은 분야에서 사용된다:

• 학계:
  • 필사본
  • 학위논문
  • 논문
  • 학술지
  • 차트
  • 및 제도
• 매체:
  • 모형(Mock-up)
  • 각본
  • 이미지
  • 사진술
  • 및 신문 기사
• 행정, 법, 및 정치:
  • 신청서
  • 준비서면
  • 증명서
  • 위임장
  • 헌법 문서
  • 양식
  • 관보
  • 신분증
  • 면허
  • 선언문
  • 소환장
  • 인구 조사
  • 및 백서
• 사업:
  • 송장
  • 제안 요청서(RFP)
  • 제안서
  • 계약
  • 포장 명세서
  • 화물 목록
  • 보고서 (상세 및 요약)
  • 스프레드시트
  • 물질안전보건자료(MSDS)
  • 화물 상환증
  • 선하증권
  • 재무제표
  • 비밀유지계약(NDA)
  • 상호 비밀유지계약
  • 및 사용 설명서
• 지리학 및 계획:
  • 지형도
  • 지적
  • 범례
  • 및 건축 도면

이러한 표준 문서들은 템플릿을 기반으로 작성될 수 있다.

작성

문서의 페이지 레이아웃은 문서의 공간(예: 페이지) 내에 정보가 그래픽으로 배열되는 방식이다. 문서의 외관이 중요한 경우, 페이지 레이아웃은 일반적으로 그래픽 디자이너의 책임이다. 타이포그래피는 글자와 기호의 형태 설계 및 문서 내 물리적 배치와 관련이 있다(조판 참조). 정보 디자인은 특히 산업 문서와 공공 표지판에서 정보의 효과적인 전달과 관련이 있다. 단순한 텍스트 문서는 시각적 디자인이 필요하지 않을 수 있으며 작가, 사무원 또는 필사자에 의해서만 작성될 수 있다. 양식은 초기 필드 구성을 위해 시각적 디자인이 필요할 수 있지만, 양식을 완성하는 데는 필요하지 않다.

매체

1859년 유대인 출생 등록부의 한 페이지

전통적으로 문서의 매체는 종이였으며 정보는 손글씨(필사본) 또는 기계적 과정(예: 인쇄기 또는 레이저 프린터)을 통해 잉크로 기록되었다. 오늘날 일부 짧은 문서는 스테이플로 묶인 종이 뭉치로 구성되기도 한다.

역사적으로 문서는 (고대 이집트에서 시작된) 파피루스나 양피지 위에 잉크로 기록되기도 했고, 날카로운 도구를 사용하여 돌에 룬 문자로 긁거나 새기기도 했다(예: 성경에 묘사된 십계명 석판). 또한 수메르 및 기타 메소포타미아 문명에서처럼 점토에 도장을 찍거나 새긴 후 구워서 점토판을 만들기도 했다. 파피루스나 양피지는 종종 두루마리 형태로 말거나, 시트로 잘라 제본하여 코덱스(책)로 만들었다.

문서를 기념하고 표시하는 현대적인 전자적 수단은 다음과 같다:

• 데스크톱 컴퓨터, 랩톱, 태블릿 컴퓨터의 모니터; 선택적으로 하드 카피를 생성하기 위한 프린터 포함
• 개인 정보 단말기(PDA)
• 전용 전자책 단말기
• 보통 PDF(Portable Document Format)를 사용하는 전자종이
• 정보 기기
• 디지털 오디오 플레이어
• 라디오 및 텔레비전 서비스 제공자.

디지털 문서는 일반적으로 특정 매체에서 제시될 수 있도록 특정 파일 형식이 필요하다.

법률적 측면

모든 형태의 문서는 형사 및 민사 소송에서 물적 증거로 자주 사용된다. 이러한 문서에 대한 법과학적 분석은 감정인(questioned document examination)의 영역에 속한다. 소송 중에 생성될 수 있는 방대한 양의 문서를 분류하고 관리하기 위해, 종종 모든 문서에 고유하고 임의적인 식별 번호를 부여하는 베이츠 넘버링(Bates numbering)이 적용된다.

같이 보기

• 하이퍼텍스트
• 책
• 복사기
• 아카이브
• 문서화
• 신분증
• 여행증명서

참고 자료

• Buckland, M. (1991). Information and information systems. New York: Greenwood Press.