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전자기록관리시스템[편집]
전자기록관리시스템의 정의에 대해서 공공기록물 관리에 관한 법률과 시행령에서 아래와 같이 정의하고 있다.
| 공공기록물 관리에 관한 법률 [시행령제2장] 정의
2. “전자기록물”이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다. |
| 공공기록물 관리에 관한 법률 [시행령제1장제2조]정의
8. “기록관리시스템”이라 함은 기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. |
정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 기록관 또는 특수기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 전자기록관리시스템이라 한다.
KS X ISO 15489는 기록관리 과정을 획득, 등록, 분류, 저장, 접근, 추적, 처분으로 나누어 정의하고 있다. 이 표준에서 기록시스템(Records System)은 내용적으로 하이브리드(Hybrid) 전자기록관리시스템을 의미한다.[1]
전자기록의 획득[편집]
전자기록의 획득이란 기록이 생산되는 바로 그 시점에서 전자기록시스템으로 기록을 확보하는 행위를 말한다. 전자기록을 생산과 동시에 포착하여 시스템으로 거두어들이는 의미가 강조되는 개념이다. 전자기록의 생산 시점으로 시스템이 자동으로 행하는 획득은 전자기록을 장기적으로 보유하고 효과적으로 관리하는 데 있어서 가장 필수적인 단계이다.
기록 획득에서 가장 중요한 것은 포괄성으로 기록의 포맷과 기술적인 특성에 상관없이 획득이 이루어져야 한다.
기록시스템에는 기록과 기록의 생산자, 기록이 생산된 업무맥락 간의 관계가 자 반영되어 탑재되어야 한다.
전자기록을 제대로 획득하기 위해서는 다음과 같은 기능이 구현되어 있어야 한다.
첫째, 기록은 분류와 색인을 통해 적절하게 연결되어 있어야 한다.
둘째, 전자디렉토리의 논리적 구조와 순차에 맞춰 기록을 정리하여 이후에 쉽게 이용하고 참조할 수 있도록 해야 한다.
셋째, 기록시스템 내에 기록이 존재한다는 증거를 제공할 수 있도록 등록해야 한다.
전자기록의 등록[편집]
등록(Declare)의 목적은 기록이 생산되고 시스템으로 획득되었다는 사실에 대한 증거를 마련하는 것이다. 기록의 획득과 등록이 거의 동시에 일어나기 때문에 등록을 획득 과정의 일부로 보고 이 두 과정을 하나로 간주하기도 한다.
전자기록을 등록할 때는 첫째, 등록 시 메타데이터를 기록하고 고유식별자, 즉 참조코드를 부여하여 기록을 계층구조 속으로 포함시켜야 한다.
둘째, 참조코드, 등록일시, 표제, 생산자 등 4가지 필수 메타데이터 요소는 반드시 입혁해야 한다.
셋째, 일단 등록한 내용은 일반적으로 변경할 수 없으며, 만약 꼭 변경할 필요가 있다면 변경한 내용에 대한 정보를 유지해야 한다.
넷째, 자동적인 과정을 통해 등록하도록 설계하는 것이 원칙이다.
전자기록의 분류[편집]
기록은 업무활동에 따라 분류되어야 한다. 분류체계는 해당 조직의 업무를 반영하고 조직의 업무활동 분석에 기반을 두도록 한다.
기록 집합체에 번호와 코드를 부여하여 관리한다.
전자기록을 분류하기 위해 첫째, 업무활동에 기반 한 분류체계를 사용하여 기록관리를 위한 틀이 제공되어야 하며, 둘째, 기록분류체계는 기록 처분지침 결정이나 접근권한 확인과 같은 다양한 기록관리 과정을 지원해야 하고, 셋째, 적합한 어휘통제를 사용하여 표제작성과 기술(Description)이 지원되어야 한다.
전자기록의 저장[편집]
저장(Storage)은 별도의 기록관리 기능이라기보다는 다른 모든 기록 관리 기능을 수행하는 동안에 지속적으로 함께 유지되어야 하는 기능이다.
첫째, 기록의 이용가능성·신뢰성·진본성·보존성을 보장할 수 있는 매체에 저장해야 한다. 둘째, 허가받지 않는 접근·분실·폐기·절도 및 재난으로부터 기록을 보호해야 한다. 셋째, 변환이나 마이그레이션을 위한 사전 정책과 지침이 필요하며, 형태를 변형하는 경우에는 그에 대한 상세사항을 유지해야 한다. 넷째, 전자적 형태의 기록 저장 공간은 손실을 방지하기 위한 백업과 복원 기능을 필요로 한다. 다섯째, 재난발생에 대비하여 필수기록(Vital Records)를 복제하기 위한 부가적인 대책을 마련해야 한다.
전자기록의 진본성을 유지하려면 가능한 한 원본에 근접한 재현 방식으로 저장해야 하고, 한 번 저장된 이후에는 수정이 불가능한 매체에 저장해야 한다.
전자기록에 대한 접근[편집]
접근(Access)은 ‘정보를 탐색하고, 활용하거나 검색하는 권리, 기회, 수단’으로 정의된다.(KS X ISO 15489-1:2007, 3.1)
첫째, 접근 통제를 통하여 기록과 그 속의 정보를 보호하는 것이고, 둘째, 이용자가 기록에 접근할 기회를 최대한 제공하여 기록의 이용을 촉진하는 것이다.
접근 통제라는 측면에서 누가, 어떤 환경에서 기록에 대한 접근을 허가 받는지를 규정하는 공식적인 지침이 있어야 한다.(KS X ISO 15489-1:2007, 9.7)
전자기록 관리이력에 대한 추적[편집]
추적(Tracking)은 ‘기록의 이동과 사용에 관한 정보를 생산하고 획득하며 유지하는 것’이다.(KS X ISO 15489-1:2007, 3.19)
추적에는 행위추적과 위치추적이 있다. 행위추적은 시스템 내에서 이루어지는 특정행위에 대해 시간대를 정하여 그 시간에 처리된 과정을 추적한다. 위치추적은 기록이 필요할 때 언제든지 위치를 파악할 수 있도록 기록이 이동한 내역을 문서화하는 것이다.
감사증적 정보는 공식적인 기록으로서 관리해야하며 전자기록을 이관할 때 품질을 보증하기 위해 관련 부분을 함께 이관해야 한다.
전자기록의 처분[편집]
기록의 유지나 파기, 이관 등을 실행하는 과정이 처분(Disposition)이다.(KS X ISO 15489-1:2007, 3.9)
처분지침이란 기록 생산기관이 장기적으로 보존하기로 정한 기록을 보존기록관으로 이관하거나 한시적 보존 대상 기록을 파기할 수 있는 권한을 부여하는 법률적인 허가를 가리키며, 이를 처분 일정표(Disposal Schedule)이나 보유 일정표(Retention Schedule)라고 부르기도 한다.
전자기록을 처분할 때는 다음의 원칙을 준수해야 한다.
첫째, 체계적이고 일상적으로 기록 처분지침을 적용할 수 있어야 한다.
둘째, 기록을 이관할 때는 호환성을 고려해야 하고, 관련 메타데이터도 함께 이전해야 한다.
셋째, 미리 승인을 받은 경우에만 파기해야 하고, 기록이 포함하고 있는 모든 정보의 기밀성을 보존하는 방식으로 파기를 수행해야 한다.
넷째, 처분활동과 관련된 모든 정보를 기록하여 이 정보도 기록 자체와 마찬가지로 관리해야 한다.[2]